Sabemos que o processo de gerir o dia a dia de uma empresa é repleto de desafios, e controlar o estoque de forma eficiente é um deles. Embora pareça trivial, um estoque de produtos bem cuidado e gerenciado reflete a organização geral da empresa, e pode economizar bastante tempo e dinheiro.

Por isso, veja neste post algumas dicas essenciais para fazer um controle de estoque de qualidade em seu empreendimento!

1. Tenha um inventário atualizado

O primeiro passo para controlar o movimento de seus itens é saber qual é a situação de cada um. Faça um diagnóstico completo do seu estoque, verificando quais itens estão em falta ou em sobra e se existem produtos muito próximos à data de vencimento, por exemplo.

Com tais informações em mãos, é possível identificar falhas a serem corrigidas e iniciar o planejamento estratégico. De fato, o primeiro processo de inventário poderá demorar algum tempo. Mas, uma vez feito, necessitará apenas da constante atualização de entrada e saída, podendo ser implementado facilmente em qualquer empreendimento.

2. Organize rotinas de trabalho

Um bom controle de estoque deve ser pontual e confiável. Então, defina processos para controlar a entrada e saída de produtos, sua organização no espaço físico de armazenagem de acordo com suas características, dentre outros processos.

Além disso, lembre-se: em gestão de estoques, informação é vital. Portanto, é estritamente necessário que todos os eventos sejam reportados ao gestor. Treine seus funcionários para manter diários e rotinas rígidas, e conscientize-os da importância de um trabalho disciplinado no setor de estoque.

3. Padronize a armazenagem dos produtos

Outro ponto em que muitas falhas de gestão ocorrem é no armazenamento dentro do espaço físico do estoque. Especialmente em locais maiores ou com maior número de mercadorias, uma má organização espacial pode deixar produtos “perdidos” ou inacessíveis, criando um risco de perdê-los por deterioração ou contaminação.

Para evitar isso, organize previamente a distribuição física do estoque. Separe seus produtos em áreas ou setores, de acordo com o tempo de armazenamento, o volume de saída, o tipo de produto e as condições de armazenamento necessárias.

4. Estude padrões de demanda

A demanda por produtos é flutuante por definição. Ainda assim, um pouco de estudo de mercado e organização pode oferecer dados importantes sobre suas tendências gerais, permitindo que a empresa se prepare para atender aos consumidores sem perdas.

Existem várias formas de prever a demanda por produtos. Alguns itens são notavelmente sazonais: muito procurados em épocas específicas, tendo uma venda baixa no restante do ano. Exemplos clássicos são os produtos de Natal e Páscoa, roupas de praia e alimentos típicos do inverno.

Para evitar que esses itens fiquem em falta no momento de maior procura, uma boa saída é ir aumentando seu estoque gradualmente nos meses anteriores. Isso facilita o pagamento da mercadoria e evita que o fornecedor também não tenha mais nada para te vender no momento de aumento da demanda. Mas preste sempre atenção à data de vencimento dos perecíveis!

5. Defina uma estratégia de reposição

Cada empreendimento trabalha de uma forma distinta no manejo de seus produtos, dependendo de seu tamanho e do fluxo de mercadorias. Geralmente, existem duas formas principais de gerenciar a reposição: a reposição contínua e a reposição periódica. Na reposição contínua, o estoque é mantido baixo e os pedidos a fornecedores são mais frequentes, em menores quantidades e de acordo com a demanda do consumidor.

Muito usado por pequenos negócios, esse modelo tem a vantagem de economizar com custos de armazenagem e desperdício de produtos devido a prazos de validade ou erros na compra. Contudo, tende a aumentar os gastos com frete, além de diminuir o poder de barganha junto ao fornecedor.

Já em empresas maiores — que podem arcar com eventuais prejuízos de perda de mercadoria e possuem maior espaço de armazenamento — usa-se a reposição periódica, com grandes pedidos em intervalos de tempo fixos.

Cabe, então, ao gestor da empresa definir a melhor estratégia, ou mesmo saber como unir as duas formas de reposição, de acordo com as necessidades e desafios específicos de cada empreendimento.

6. Desenvolva um bom relacionamento com os fornecedores

De nada adianta gerir o estoque internamente de forma impecável se a comunicação com os fornecedores está com problemas. Afinal, eles são parte vital do cotidiano da empresa, e devem ser tratados como parceiros de negócio.

Por isso, cuide para que o pagamento das mercadorias seja feito em dia, e mantenha, se possível, a fidelidade com fornecedores de confiança. Traga-os para o contexto da empresa. Lembre-se: um fornecedor que é bem tratado pode oferecer melhores ofertas, prazos ou entregas urgentes em momentos de necessidade.

7. Faça queimas de estoque regularmente

Não há organização e eficiência que impeçam alguns produtos de encalharem no estoque — seja por seu preço, por uma concorrência forte ou por outros motivos.

E, como dito acima, mercadorias que não saem do estoque são um grande problema: geram gastos de armazenagem, não retornam lucros e, caso expirem, causam um prejuízo ainda maior. Então, evite essas dores de cabeça organizando promoções de queima de estoque.

Venda os produtos que têm baixa saída e que estão próximos à data de vencimento. Assim, é possível contornar vários problemas e ainda atrair potenciais novos consumidores para seu negócio. E não se esqueça: produtos que volta e meia encalham devem ter sua próxima compra reconsiderada.

8. Informatize seu controle de estoque

Enfim, todas as dicas que vimos até aqui podem ser postas em prática no modo tradicional, com papel e caneta. No entanto, informatizar a gestão de estoque — mesmo com seu investimento alto de início — tem se provado uma saída econômica no médio e longo prazo.

Isso porque os sistemas informatizados mantêm controle preciso e atualizado de todas as movimentações do seu estoque, gerando dados que podem ser consultados de qualquer lugar e a qualquer hora.

Portanto, é hora de largar o papel e abraçar a tecnologia na otimização de tempo e investimento! Afinal, ainda que demande algum investimento inicial, implantar essas ideias tem retorno garantido na forma de uma empresa com processos de estoque mais eficientes e de custo reduzido.

E aí, gostou do post? Sobrou alguma dúvida sobre o controle de estoque? Deixe-nos o seu comentário e participe da discussão! Ficaremos felizes em ajudá-lo.